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12. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
12.1 Ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del D. LGS n. 196/2003, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito: “Codice”), Viveat fornisce alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali riferibili a persone fisiche forniti dal Cliente ovvero altrimenti acquisiti da Viveat, anche in futuro, nel corso della durata del rapporto contrattuale. I dati personali saranno trattati al fine di perseguire finalità strettamente funzionali alla instaurazione/gestione del Contratto; finalità connesse all’adempimento di obblighi di legge, regolamenti, normativa comunitaria, disposizioni impartite da autorità pubbliche.
I dati personali potranno essere trattati anche per la seguente ulteriore finalità, solo previo e in costanza di specifico consenso dell’interessato, conferibile contestualmente o successivamente alla sottoscrizione del Contratto e revocabile in ogni momento: invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta, compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale utilizzando modalità di contatto sia automatizzate (posta elettronica, fax) che tradizionali (posta cartacea, chiamate tramite operatore). Il conferimento dati personali e del consenso al trattamento per il conseguimento di tale ulteriore finalità è facoltativo; il mancato, parziale o inesatto conferimento dei dati personali o il mancato conferimento del consenso non avrà nessuna conseguenza sull’instaurazione o la gestione del rapporto contrattuale. Ai sensi dell’articolo 7 del Codice, l’interessato ha inoltre il diritto di opporsi in ogni momento e gratuitamente, in tutto o in parte, al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale effettuato con modalità di contatto sia automatizzate (posta elettronica, fax) che tradizionali (posta cartacea, chiamate tramite operatore). Qualora fosse intenzione dell’interessato che il trattamento sia effettuato unicamente tramite modalità di contatto tradizionali potrà opporsi al trattamento dei suoi dati personali tramite modalità di contatto automatizzate con le medesime modalità. I dati saranno trattati tramite supporti cartacei, telematici, elettronici, informatici o comunque automatizzati con logiche strettamente correlate alle finalità del trattamento e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati e delle comunicazioni, nel pieno rispetto dei diritti dell’interessato, del Codice e della normativa vigente. I dati personali potranno essere trattati nei limiti e con le modalità di cui sopra da dipendenti e collaboratori di Viveat designati quali Incaricati o Responsabili del trattamento, i quali riceveranno adeguate istruzioni operative e opereranno sotto la diretta autorità del Titolare del trattamento. I dati personali potranno essere altresì trattati da società terze che svolgono compiti di natura tecnica ed organizzativa per conto di Viveat e che operano in qualità di responsabili del trattamento. A titolo esemplificativo e non esaustivo: – Società che forniscono servizi di help desk; – Società che forniscono servizi di telemarketing; – Società che si occupano della spedizione delle fatture e/o di altra documentazione ai clienti. I dati personali potranno essere altresì comunicati a società terze che operano in qualità di autonomi titolari del trattamento. A titolo esemplificativo e non esaustivo: – Banche e istituti di credito; – Studi professionali e di consulenza; – Imprese di assicurazione; – Pubbliche autorità nei casi in cui ciò sia previsto dalla legge. I dati non saranno diffusi e non verranno trasferiti all’estero. Si ricorda che ai sensi dell’art. 7 del Codice , l’interessato può esercitare in qualsiasi momento nei confronti del titolare del trattamento o del Responsabile del trattamento i suoi diritti. Un elenco aggiornato dei responsabili del trattamento nominati dal Titolare può essere richiesto al Titolare stesso o al Responsabile.

12.2 Il Cliente, qualora ritenga che a Viveat sia affidato il trattamento di dati personali di propria titolarità, con separato atto alle Condizioni Generali nomina Viveat quale responsabile esterno del trattamento dei dati di cui il medesimo sia titolare. Contestualmente, qualora ritenga che a Viveat siano affidate attività rientranti nel perimetro di applicazione del provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 27 novembre 2008, poiché il personale di Viveat e/o dei suoi subappaltatori potrebbero svolgere funzioni riconducibili alla qualifica di “amministratori di sistema”, Viveat si impegna a mettere a disposizione del Cliente, su richiesta, l’elenco dei propri collaboratori che siano stati nominati “amministratori di sistema” e che in tale loro qualità abbiano la potenziale possibilità di intervenire sui dati personali di titolarità del cliente. Inoltre Viveat, previo accordo economico con il Cliente, si impegna a mantenere i log di accesso, disconnessione e tentativi di accesso dei propri collaboratori che siano stati nominati “amministratori di sistema” e che in tale loro qualità abbiano la potenziale possibilità di intervenire sui dati personali di titolarità del cliente per un tempo di sei mesi con impegno di consegnarli al cliente su richiesta.

12.3 Tutti i log generati dal sistema informativo gestito da Viveat per conto del Cliente o comunque detenuti da Viveat in esecuzione del Contratto sono sottoposti alle seguenti previsioni: a. Tutti i log raccolti in base al provvedimento sugli amministratori di sistema del 27 novembre 2008, qualora applicabile e fermo restando tutto quanto previsto dall’articolo 12.2 ivi compreso il preventivo accordo economico, sono mantenuti per sei mesi e messi a disposizione del cliente su richiesta scritta; b. Tutti i log raccolti a seguito di eventuali obblighi di legge e/o regolamento e/o disposizione normativa di ogni genere e natura sono mantenuti per il tempo minimo previsto dalla norma e messi a disposizione del Cliente su richiesta scritta. Resta espressamente inteso che in caso di normative sopravvenute rispetto alla stipula del contratto e/o i cui obblighi di mantenimento di log diventino efficaci dopo la stipula del contratto, Viveat sottoporrà al cliente una proposta tecnico-economica integrativa del contratto che abbia ad oggetto il necessario adeguamento normativo; c. Ogni e qualunque log il cui mantenimento non sia richiesto da previsioni di legge e il cui mantenimento sia stato normato nel contratto e/o negli allegati sarà mantenuto da Viveat per il tempo strettamente previsto contrattualmente e i log saranno messi a disposizione del cliente su richiesta scritta previo eventuale accordo economico; d. Ogni e qualunque log il cui mantenimento non sia richiesto da previsioni di legge e il cui mantenimento non sia stato normato nel contratto e/o negli allegati ma che sia giudicato da Viveat utile o necessario per l’erogazione dei Servizi a proprio insindacabile giudizio, sarà mantenuto da Viveat per il tempo strettamente necessario alla finalità della raccolta e i log saranno messi a disposizione del Cliente su richiesta scritta previo eventuale accordo economico; e. Resta espressamente inteso che i log di cui ai commi precedenti potranno essere richiesti solo ed esclusivamente dal legale rappresentante del Cliente, con le modalità descritte, e solo ed esclusivamente al responsabile del trattamento di Viveat indicato al comma 12.1. Resta espressamente inteso che il Cliente non deve, né Viveat intende conoscere, le motivazioni sottostanti alla richiesta; f. Resta espressamente inteso che gli obblighi di Viveat relativamente alle misure da adottare per il mantenimento dei file di log sono solo ed esclusivamente quelli previsti dalle vigenti normative. In ogni e qualunque diverso caso in assenza di previsioni contrattuali Viveat non avrà alcun obbligo di adottare particolari misure di sicurezza e ogni e qualunque responsabilità sarà ad esclusivo carico del cliente; g. Resta espressamente inteso che resta nella esclusiva responsabilità del Cliente verificare che il mantenimento dei file di log, quando non obbligatorio per legge, avvenga nel pieno rispetto delle vigenti normative anche sindacali e a tal fine il cliente si obbliga a manlevare e tenere indenne Viveat, i suoi soci, i suoi amministratori e tutto il personale qualora il mantenimento e/o la comunicazione al cliente dei file di log risulti in violazione di qualunque normativa o diritto di terzi; h. Resta espressamente inteso che Viveat avrà diritto di consegnare i log in caso di richiesta di qualunque autorità pubblica e che in tal caso, salvo non sia espressamente vietato, unico obbligo di Viveat sarà quello di avvisare il Cliente; i. Resta espressamente inteso che qualora il Cliente abbia necessità di effettuare indagini e/o verifiche sui log, Viveat presterà ragionevole supporto restando inteso che ogni e qualunque responsabilità anche in relazione a ogni e qualunque eventuale violazione ogni vigente normativa anche sindacale sarà esclusivamente del Cliente e a tal fine il medesimo si obbliga a manlevare e tenere indenne Viveat, i suoi soci, i suoi amministratori e tutto il personale qualora il mantenimento e/o la comunicazione al cliente dei file di log risulti in violazione di qualunque normativa o diritto di terzi; j. Resta espressamente inteso che Viveat non risponde di qualunque non conformità fra quanto previsto nelle Condizioni Generali, e quindi nella sua applicazione durante i servizi, e eventuali policy, regolamenti, disciplinari o comunque qualunque regola interna del Cliente; k. Resta espressamente inteso che è onere del Cliente segnalare, entro 10 giorni di calendario, l’entrata in vigore di nuove normative di ogni e qualunque tipo che impongano il mantenimenti di file di log. In caso di mancata segnalazione e/o di mancato accordo sulle modalità e/o costi dell’adeguamento ogni conseguenza pregiudizievole e sanzionatoria sia che insista sul Cliente che su Viveat sarà a esclusivo carico del Cliente.

12.4 Il Cliente prende atto che Viveat, nell’espletamento dei Servizi, potrebbe avere accesso a file e/o comunque informazioni (di seguito: “Materiali”) detenute da Viveat e/o accessibili da parte di Viveat. Fermo restando che Viveat accederà a tali Materiali solo qualora strettamente necessario per l’esecuzione dei Servizi, qualora sia il Cliente a richiedere a Viveat la consegna e/o la trasmissione e/o la cancellazione e/o la copia e/o l’accesso e/o comunque ogni e qualunque altra operazione che abbia ad oggetto tali Materiali, (ivi compresi, in via meramente esemplificativa e non esaustiva: software, immagini, filmati, etc…) e il loro contenuto e/o ogni e qualunque dato e/o informazione ad essi riferito: a. Resta espressamente inteso che le richieste potranno essere avanzate solo ed esclusivamente dal legale rappresentante del Cliente, per iscritto, e solo ed esclusivamente al Responsabile del trattamento di Viveat di cui al comma 12.1. Resta espressamente inteso che il Cliente non deve né Viveat intende conoscere le motivazioni sottostanti alla richiesta; b. Resta espressamente inteso che Viveat avrà diritto di consegnare tali Materiali in caso di richiesta di qualunque autorità pubblica e che in tal caso, salvo non sia espressamente vietato, l’unico obbligo di Viveat sarà quello di avvisare il Cliente; c. Resta espressamente inteso che qualora il Cliente abbia necessità di effettuare indagini e/o verifiche su tali Materiali Viveat presterà ogni ragionevole supporto restando inteso che ogni e qualunque responsabilità anche in relazione a ogni e qualunque eventuale violazione ogni vigente normativa anche sindacale sarà esclusivamente del Cliente e a tal fine il Cliente si obbliga a manlevare e tenere indenne Viveat, i suoi soci, i suoi amministratori e tutto il personale qualora il mantenimento e/o la comunicazione al cliente di file di log risulti in violazione di qualunque normativa o diritto di terzi; d. Resta espressamente inteso che Viveat non risponde di qualunque non conformità fra quanto previsto nel contratto, e quindi nella sua applicazione durante i servizi, e eventuali policy, regolamenti, disciplinari o comunque qualunque regola interna del Cliente; e. Resta espressamente inteso che è onere del Cliente segnalare, entro 10 giorni di calendario, l’entrata in vigore di nuove normative di ogni e qualunque tipo che impongano il mantenimento di tali Materiali. In caso di mancata segnalazione e/o di mancato accordo sulle modalità e/o costi dell’adeguamento ogni conseguenza pregiudizievole e sanzionatoria sia che insista sul Cliente che su Viveat sarà a esclusivo carico del Cliente. Resta espressamente inteso che in caso di normative sopravvenute rispetto alla stipula del contratto e/o i cui obblighi di mantenimento di tali Materiali diventino efficaci dopo la stipula delle Condizioni Generali, Viveat sottoporrà al cliente una proposta tecnico-economica integrativa che abbia ad oggetto il necessario adeguamento normativo.

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